Într-o primărie, într-o școală sau într-o direcție a unui minister, copiatorul nu este un accesoriu de birou. Este echipamentul prin care trec adeverințele, dosarele, actele de stare civilă și corespondența oficială. Când se oprește, nu întârzie un raport intern, ci se formează coadă la ghișeu.
Cu toate acestea, decizia privind aceste echipamente se ia de obicei la fel ca acum 20 de ani: se aprobă o achiziție, se cumpără aparatul, iar ce urmează după aceea se rezolvă de la an la an, din bugetul curent.
Cât costă, de fapt, un copiator într-o instituție?
Prețul de achiziție al unui echipament multifuncțional A3 color de clasă profesională se situează între 15.000 și 20.000 de lei fără TVA. Este suma care apare în documentația de atribuire și singura care se compară între oferte. Costul real se formează însă în anii următori. Tonerul, cilindrul fotosensibil, cuptorul, folia de transfer și celelalte componente care se înlocuiesc periodic, la care se adaugă manopera de service, se plătesc separat, în tranșe, din bugete anuale diferite. Pe cinci ani, aceste cheltuieli ajung să depășească prețul inițial al aparatului.
Rezultatul este că instituția știe exact cât a dat pe copiator, dar rareori știe cât a costat efectiv funcționarea lui. Cifrele există, doar că sunt împrăștiate pe mai multe exerciții bugetare și pe mai multe categorii de cheltuieli.
Costul pe pagină, indicatorul care lipsește
În administrație, unde banii sunt publici, indicatorul relevant nu este prețul aparatului, ci cât costă o pagină tipărită. Se obține adunând consumabilele, service-ul și amortizarea echipamentului, raportate la numărul real de pagini.
Pentru un volum obișnuit de birou, de câteva mii de pagini pe lună, costul pe pagină în regim de achiziție ajunge în jur de 0,118 lei pe primii trei ani. În regim de abonament, pentru același volum, costul coboară în jur de 0,083 lei pe pagină. Diferența pare neglijabilă la nivel de pagină, dar la volumele anuale ale unei instituții de dimensiune medie devine o sumă vizibilă.
Diferența dintre cele două modele
La achiziție, instituția devine proprietara echipamentului și suportă toate costurile ulterioare. Fiecare defecțiune presupune identificarea unui furnizor de service, obținerea unei oferte, eventual o procedură de achiziție pentru piese, apoi așteptarea. Pentru componentele scumpe, care cedează de regulă din anul al treilea, procedura poate dura săptămâni.
În regim de abonament, instituția plătește o sumă lunară fixă care include echipamentul, consumabilele și service-ul. Nu există facturi neprevăzute, iar intervenția se face în temeiul contractului, fără proceduri suplimentare în momentul defecțiunii.
Există și un aspect de încadrare bugetară care contează pentru ordonatorii de credite: achiziția înseamnă cheltuială de investiție, cu tot ce presupune ca planificare, în timp ce abonamentul intră la cheltuieli curente, cu valori predictibile de la o lună la alta. Care variantă este mai ușor de susținut depinde de structura bugetului fiecărei instituții.
Continuitatea, criteriul specific sectorului public
O firmă privată care rămâne fără imprimantă două zile își reorganizează activitatea. O instituție care lucrează cu public nu are această libertate. Termenele de răspuns sunt stabilite prin lege, iar cetățeanul care vine la ghișeu nu poate fi programat pentru săptămâna viitoare.
De aceea, în evaluarea unei oferte, clauzele privind intervenția sunt la fel de importante ca prețul. Un timp de intervenție exprimat concret, între 2 și 8 ore în funcție de localitate, înseamnă că problema se rezolvă în aceeași zi lucrătoare în majoritatea cazurilor. La fel de important este ce se întâmplă când reparația nu se poate face pe loc: un contract serios prevede înlocuirea echipamentului în cel mult 48 de ore.
Pentru instituțiile care caută închiriere copiatoare București, unde se concentrează cele mai multe structuri centrale și deconcentrate, criteriul se verifică ușor, pentru că densitatea furnizorilor este mare. În județe, acoperirea reală a furnizorului contează mai mult decât prețul ofertat.
Ce merită verificat înainte de semnare
Trei lucruri fac diferența între un contract util și unul care generează costuri suplimentare.
Primul este ce include efectiv abonamentul. Un contract complet acoperă consumabilele, piesele și manopera. Ce nu este menționat explicit devine, la un moment dat, o factură separată. Hârtia rămâne de regulă în sarcina instituției.
Al doilea este dimensionarea imprimantei pe volumul real. Un copiator supradimensionat pentru o structură mică înseamnă bani cheltuiți fără justificare, iar unul subdimensionat într-o instituție cu activitate intensă se uzează prematur și generează întreruperi.
Al treilea este structura tehnică din spatele furnizorului. Un partener autorizat al unui producător lucrează cu piese standardizate și tehnicieni certificați, în cadrul rețelei de service a mărcii, ceea ce reduce timpii de așteptare pentru componente față de un furnizor care depinde de un singur atelier.
Copier Service activează în acest domeniu de peste 15 ani, ca partener autorizat Konica Minolta, cu peste 380 de clienți activi și peste 650 de echipamente aflate în administrare la nivel național, dintre care peste 460 sunt multifuncționale A3.
Service-ul este asigurat de Copier Service sau prin rețeaua națională de parteneri Konica Minolta. Contractele se adresează exclusiv persoanelor juridice, firme, instituții publice și organizații neguvernamentale.
Când achiziția rămâne varianta potrivită
Modelul de abonament nu se justifică peste tot. O structură mică, care tipărește câteva sute de pagini pe lună și unde o întrerupere nu afectează relația cu publicul, acoperă nevoia cu un echipament cumpărat. La volume reduse, costul total al unui contract depășește beneficiul.
Diferența apare acolo unde activitatea depinde efectiv de documente și unde întreruperile au consecințe măsurabile.
Pe scurt
Întrebarea nu este dacă instituția își permite un copiator, ci cât costă să-l țină funcțional cinci ani. Răspunsul se obține adunând toate cheltuielile, nu doar pe cea din documentația de atribuire. Iar în administrație, unde fiecare leu este public, acest calcul ar trebui să fie primul, nu ultimul.
