E-mailul a fost și este în continuare una dintre cele mai eficiente și utilizate metode de comunicare din întreaga lume. Există o multitudine de cazuri care se pretează la folosirea e-mailului, precum: transmiterea unui mesaj către o instituție publică sau privată, reclamarea unei nemulțumiri, adresarea către o entitate academică.
Astăzi, însă, ne vom raporta la comunicarea în cadrul locului de muncă, și anume redactarea unui e-mail profesional. Este foarte important să știi să scrii un e-mail la locul de muncă, mai ales când trebuie să transmiți informații de folos, într-un mod cât mai simplu, eficient și corect.
Lucrurile nu stau diferit nici dacă este nevoie să scrii un e-mail în limba engleză. Poate lucrezi într-o companie în care colegii sunt străini, ori managerii nu înțeleg limba română; tocmai de aceea, astăzi o să-ți prezentăm câteva sfaturi utile în ale redactării mailului.
În cazul în care nu stăpânești foarte bine limba engleză, însă este nevoie s-o folosești în cadrul jobului tău, sfatul nostru este să iei mai întâi câteva cursuri de engleză pentru adulți. Recomandăm acest pas pentru că este mult mai ușor și flexibil să participi la câteva cursuri de acest tip, indiferent unde te afli: la birou sau acasă.
Atunci când vrei să scrii un e-mail în engleză, trebuie să ai în vedere următoarele aspecte:
- Scrierea adresei de e-mail a destinatarului: este important ca, atunci când vrei să transmiți o informație cuiva cu care probabil nu ai mai interacționat, să te asiguri că i-ai scris corect adresa de e-mail. În acest fel, eviți erori precum transmiterea mesajului către o altă persoană ori eșuarea trimiterii mesajului.
- Alegerea subiectului e-mailului: Subiectul e-mailului joacă un rol foarte important deoarece acesta este un prim contact pe care destinatarul îl are cu e-mailul. Subiectul trebuie să fie scurt, concis și să rezulte un mic rezumat a ceea ce urmează să scrii propriu-zis în e-mail. De asemenea, subiectul poate avea doar câteva cuvinte sau poate fi o propoziție scurtă. Exemple de subiect de e-mail: Program sărbători (Holidays Schedule) / Modificare raport (Report amendment) etc.
- Salutul și formula de adresare: Salutul și formula de adresare sunt și ele foarte importante în redactarea unui e-mail profesional, pentru că, la fel ca și subiectul e-mailului, pregătesc destinatarul pentru mesajul propriu-zis pe care vrei să-l comunici. Exemple de salut în scrierea e-mailurilor: Dear… / Good morning, … / Good afternoon, … / Good evening …
- Corpul e-mailului: informația pe care vrei s-o transmiți
Înainte de a scrie de ce anume ai nevoie, sau motivul pentru care trimiți acest e-mail, ar trebui să te gândești la o introducere, pentru a face o tranziție lină între salut și mesajul propriu-zis. Exemple:
- „I hope this message finds you well” – Sper că acest mesaj să te găsească bine, în sensul în care „sper că ești bine, în regulă”.
- „I hope you had a good weekend” – Sper că ai avut un weekend bun (în cazul în care scrii e-mailul într-o zi de luni).
- I hope you had fun on your vacation – Sper că te-ai simțit bine în vacanță (dacă persoana respectivă tocmai și-a terminat concediul și a revenit la muncă).
După această introducere, ai nevoie de o frază sau două pentru a explica scopul pentru care scrii e-mailul. Însă, dacă ai scris în prealabil în căsuța de subiect ceva concis, destinatarul deja și-a creat o idee despre motivul pentru care îi scrii. Exemple de formulări:
- The purpose of this e-mail is… – Scopul acestui e-mail este…
- I am writing to you becuase… – Îți scriu pentru că…
- The reason why I wrote you this email is… – Motivul pentru care îți scriu acest e-mail este…
După ce ai explicat obiectivul tău, poți trece direct la mesajul principal. Trebuie să folosești un limbaj cât mai profesional, însă clar și precis, pentru ca persoana căreia i-ai scris să înțeleagă la ce te aștepți de la ea. Sfatul nostru este să nu folosești metafore, ci să comunici cu destinatarul liber și fluent.
- Încheierea: Pentru a finaliza un e-mail în limba engleză, este important să mulțumești destinatarului și apoi să te semnezi. Astfel, dai dovadă că ai încheiat ce aveai de spus, informația fiind transmisă. Formula standard de a încheia un e-mail este cu o virgulă după salut, urmată de nume și alte detalii precum compania la care lucrezi sau pe care o reprezinți, telefon, website, statutul. Exemple de formule de încheiere: Sincerely, … / Best regards, … / Kind regards, … / Cordially, …
Așadar, data viitoare când vrei să trimiți un e-mail în limba engleză, nu uita să iei în calcul trucurile pe care le-ai citit în acest articol. Nu uita să te asiguri că adresa de e-mail a destinatarului este scrisă în mod corect; că ai înglobat mesajul în subiectul e-mailului; că ai ținut cont să ai: o formulă de salut, introducere, cuprins în textul e-mailului și o încheiere alcătuită din mulțumiri/salut și numele tău.
